Severe Weather Procedures FAQ

Severe Weather Procedures FAQ

Question: How can the weather impact my school? 

Answer: In the event, school needs to be delayed, canceled, or released early (due to an unexpected weather event occurring during school hours), the following decisions are possible:

 

• Regular school hours – snow routes: some bus routes at higher elevations change due to snow or slick road conditions. Snow routes are posted ahead of time at https://www.medford.k12.or.us/our-district1/bus-routes/bus-transportation.
• Cancellation: The school and district are closed.  Essential safety personnel may be asked to work if it is safe.
• Two-hour delayed start – regular routes OR snow routes: School begins two hours after the regularly scheduled start time. Regular bus routes or snow routes may run, depending on road conditions. 
• Releasing school early – regular routes OR snow routes: School is released early due to hazardous road conditions. Buses may run regular routes or snow routes, depending on road conditions.

 

Question: How do you decide if the school day needs to be canceled, delayed, or shortened? 

 

Answer: We always put student safety first, using all available data, including working closely with the National Weather Service, and City and County Public Works, to make the best decision possible.

• Day Before Possible Event

• 5:00 pm: Phone call between area superintendents and the National Weather Service-Medford.  

• 5:30 – 6:00 pm: Snow team forecast check-in.  (If a decision can be made then, we will do so.  More than likely, we will wait to see what happens overnight.)

• 11:00 pm: Snow team forecast check-in (if significant changes)

• Day of Possible Event

• 4:00 AM:  Physically check road conditions (multiple sites around the district)

• 5:00 am: Phone call between area superintendents and National Weather Service- Medford.

• 5:15 am: Decision-based on physical data and National Weather Service forecast.  If roads in our boundaries are unsafe for driving and the forecast does not call for improvement, we will make the decision to delay or close school. 

 

Question:  How will you notify the community of changes due to weather? 

Answer: Once a decision is made (usually by 5:15 am), we will complete the following: 

 

• 5:30 am: Post to website, media, social media, and emails to staff and families.
• 6:00 am: Automated phone call and text to staff and families.

 

Preguntas Frecuentes Sobre Procedimientos en Clima Severo

Pregunta: ¿Cómo puede verse afectada mi escuela por el clima?

Respuesta: En caso de que la escuela deba retrasarse, cancelarse o salir temprano (debido a un evento meteorológico inesperado que ocurre durante el horario escolar), las siguientes decisiones son posibles:

• Horario Escolar Normal- Rutas de Nieve: algunas rutas de autobús en elevaciones más altas cambian debido a la nieve o las condiciones resbaladizas de la carretera. Las rutas de nieve se publican con anticipación en https://www.medford.k12.or.us/our-district1/bus-routes/bus-transportation.

• Cancelación- La escuela y el distrito están cerrados. Se le puede pedir al personal de seguridad esencial que trabaje si es seguro hacerlo.

• Inicio retrasado de dos horas: rutas regulares O rutas de nieve: la escuela comienza dos horas después de la hora de inicio programada regularmente. Las rutas regulares de autobús o las rutas de nieve pueden funcionar, según las condiciones de la carretera. 

• Salida temprana de la escuela: rutas normales O rutas de nieve: la escuela sale temprano debido a las condiciones peligrosas de la carretera. Los autobuses pueden realizar rutas regulares o rutas de nieve, según las condiciones de la carretera.

Pregunta: ¿Cómo decide si el día escolar debe cancelarse, retrasarse o abreviarse?

 

Respuesta: Siempre ponemos la seguridad de los estudiantes en primer lugar, utilizando todos los datos disponibles, incluido el trabajo en estrecha colaboración con el Servicio Meteorológico Nacional y Obras Públicas de la Ciudad y el Condado, para tomar la mejor decisión posible.

• Día antes del evento posible

  • 5:00 pm: Llamada telefónica con los superintendentes del área y el Servicio Meteorológico Nacional-Medford.  

  • 5:30 – 6:00 pm: Check-in del pronóstico del equipo de nieve. (Si se puede tomar una decisión en ese momento, lo haremos. Lo más probable es que esperemos a ver qué sucede de la noche a la mañana).

  • 11:00 pm: Check-in del pronóstico del equipo de nieve (si hay cambios importantes)

• Día del Evento Posible

  • 4:00 a. m.: verificación física de las condiciones de la carretera (múltiples sitios alrededor del distrito)

  • 5:00 am: Llamada telefónica con los superintendentes de área y el Servicio Meteorológico Nacional- Medford.

  • 5:15 am: Decisión basada en datos físicos y pronóstico del Servicio Meteorológico Nacional. Si las carreteras en nuestros límites no son seguras para conducir y el pronóstico no requiere mejoras, tomaremos la decisión de retrasar o cerrar la escuela. 

Pregunta:  ¿Cómo notificará a la comunidad los cambios debido al clima? 

Respuesta: Una vez que se toma una decisión (generalmente a las 5:15 a. m.), completaremos lo siguiente: 

 

• 5:30 am: Publicación en el sitio web, medios, redes sociales, correos electrónicos para el personal y las familias.

• 6:00 a. m.: llamada telefónica y mensaje de texto automatizados para el personal y las familias.